GDPR
Dokumenty GDPR na stiahnutie
Zásady spracovania osobných údajov a systém ochrany osobných údajov podľa nariadenia GDPR
vypracované v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov v zmysle článku 13 a 14 Nariadenia (ďalej len "GDPR") a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov (ďalej len "Zákon o ochrane osobných údajov")
Prevádzkovateľ:
Názov spoločnosti: TEDORY s. r. o.
Adresa sídla: Tribečská 657/1, 949 01 Nitra
IČO: 57363196
V zastúpení: Diana Pavlíková
Tel. č.: +421903399741
E – mail: tedorytransport(zavináč)gmail.com
(ďalej len ako "Prevádzkovateľ")
Prevádzkovateľ (Správca) nemá povinnosť vymenovať/určiť Zodpovednú Osobu.
Základné pojmy
Osobnými údajmi sú údaje týkajúce sa identifikovanej fyzickej osoby, alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä na základe všeobecne použiteľného identifikátora, iného identifikátora ako je napríklad meno, priezvisko, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, alebo online identifikátor, alebo na základe jednej alebo viacerých charakteristík alebo znakov, ktoré tvoria jej fyzickú identitu, fyziologickú identitu, genetickú identitu, psychickú identitu, mentálnu identitu, ekonomickú identitu, kultúrnu identitu alebo sociálnu identitu.
Spracúvanie osobných údajov je spracovateľská operácia alebo súbor spracovateľských operácií s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov, najmä získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie, bez ohľadu na to, či sa vykonáva automatizovanými prostriedkami alebo neautomatizovanými prostriedkami.
Dotknutou osobou je každá fyzická osoba, ktorej osobné údaje sa spracúvajú.
Prevádzkovateľom každý, kto sám alebo spoločne s inými určí účely a prostriedky spracúvania osobných údajov a spracúva osobné údaje vo vlastnom mene.
Sprostredkovateľom každý, kto spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa.
Príjemcom je každý, komu sa osobné údaje poskytnú bez ohľadu na to, či je treťou stranou.
Zodpovednou osobou osoba určená prevádzkovateľom alebo sprostredkovateľom, ktorá plní úlohy podľa tohto zákona.
Profilovanie je akákoľvek forma automatizovaného spracúvania osobných údajov, ktoré pozostáva z použitia týchto osobných údajov na vyhodnotenie určitých osobných aspektov týkajúcich sa fyzickej osoby, predovšetkým analýzy alebo predvídania aspektov dotknutej fyzickej osoby súvisiacich s výkonnosťou v práci, majetkovými pomermi, zdravím, osobnými preferenciami, záujmami, spoľahlivosťou, správaním, polohou alebo pohybom.
Pseudonymizácia je spracúvanie osobných údajov takým spôsobom, aby osobné údaje už nebolo možné priradiť konkrétnej dotknutej osobe bez použitia dodatočných informácií, pokiaľ sa takéto dodatočné informácie uchovávajú oddelene a vzťahujú sa na ne technické a organizačné opatrenia s cieľom zabezpečiť, aby osobné údaje neboli priradené identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osobe.
Informačný systém je akýkoľvek usporiadaný súbor osobných údajov, ktoré sú prístupné podľa určených kritérií, bez ohľadu na to, či ide o systém centralizovaný, decentralizovaný alebo distribuovaný na funkčnom alebo geografickom základe.
Tretia strana je fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt než dotknutá osoba, prevádzkovateľ, sprostredkovateľ a osoby, ktoré sú na základe priameho poverenia prevádzkovateľa alebo sprostredkovateľa poverené spracúvaním osobných údajov.
Účel spracúvania
Právny základ (GDPR)
Príklady spracovateľských činností
Personálna a mzdová agenda
Článok 6 ods. 1 písm. c),
Článok 6 ods. 1 písm. b),
Článok 9 ods. 2 písm. b)
Plnenie povinností zamestnávateľa súvisiacich s pracovným pomerom, výpočet mzdy, diéty, odvody, spracúvanie životopisov, evidencia dochádzky, spracúvanie potvrdení o PN, závery lekárskych prehliadok o spôsobilosti na prácu a doklady o bezúhonnosti vodičov.
Účtovníctvo / vedenie účtovníctva a evidencia účtovných dokladov
Článok 6 ods. 1 písm. c)
Vedenie účtovnej evidencie a spracovávanie účtovných dokladov (faktúry, pokladničné doklady, bankové výpisy, zmluvy), plnenie archívnych povinností a preukazovanie nákladov pre daňové účely.
Správa registratúry a pošty (Fyzická aj elektronická)
Článok 6 ods. 1 písm. c),
Článok 6 ods. 1 písm. b)
Evidencia a správa registratúrnych záznamov počas ich životného cyklu, vyraďovacie konanie, spracovanie dopytov a žiadostí z obsahu doručenej a odoslanej formálnej korešpondencie.
BOZP a požiarna ochrana
Čl. 6 ods. 1 písm. c) (Zákonná povinnosť)
Zabezpečenie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, vedenie predpísanej dokumentácie BOZP a PO, vykonávanie preventívnych protipožiarnych prehliadok, revízií hasiacich prístrojov a vedenie záznamov o školeniach zamestnancov.
Preprava a dispečing
Článok 6 ods. 1 písm. b),
Článok 6 ods. 1 písm. c)
Prijímanie, evidencia a spracovanie objednávok na prepravu, logistické plánovanie a dispečerské riadenie trás, koordinácia nakládok/vykládok, vystavovanie prepravných dokumentov (CMR nákladné listy), vypracovanie cenových ponúk, komunikácia s klientmi a fakturácia služieb.
Evidencia zákazníkov, komunikácia, reklamácie a sťažnosti
Článok 6 ods. 1 písm. b),
Článok 6 ods. 1 písm. c)
Správa a udržiavanie vzťahov so zákazníkmi, vedenie kontaktnej databázy, vybavovanie požiadaviek a poradenstvo telefonicky aj e-mailom, evidencia a riešenie sťažností a spotrebiteľských reklamácií.
Spracovanie osobných údajov Dodávateľov a Sprostredkovateľov
Článok 6 ods. 1 písm. b),
Článok 6 ods. 1 písm. c)
Predzmluvné a zmluvné vzťahy s dodávateľmi (napr. subdodávatelia v špedícii, poskytovatelia palivových kariet) a plnenie zmlúv uzatvorených za účelom dodávky tovarov a služieb.
Poistné udalosti a škody
Článok 6 ods. 1 písm. b),
Evidencia, dokumentovanie a nahlasovanie poistných/škodových udalostí v cestnej premávke (nehody, poškodenie či strata nákladu), vyčíslenie výšky škody, fotodokumentácia, komunikácia s komerčnými poisťovňami a uplatňovanie právnych nárokov (vrátane škôd na zdraví).
GPS monitorovanie firemných vozidiel a ich polohy
Článok 6 ods. 1 písm. f)
Sledovanie geografických súradníc (aktuálna poloha, história trás), zaznamenávanie rýchlosti, času státia, automatické generovanie knihy jázd, vykazovanie služobných ciest, optimalizácia nákladov na PHM a ochrana vozidiel pred odcudzením.
Správa, technické zabezpečenie a údržba webovej stránky
Článok 6 ods. 1 písm. f)
Zabezpečenie technickej prevádzky, dostupnosti a bezpečnosti firemného webu www.tedorytransport.sk, publikovanie obsahu, správa serverových logov (IP adresy, prehliadač, čas prístupu) na účely optimalizácie a identifikácie chýb.
Spracúvanie dopytov cez kontaktný formulár webu
Článok 6 ods. 1 písm. b),
Prijatie, evidencia a zodpovedanie dopytov a žiadostí o cenové ponuky na prepravu zaslané dobrovoľne dotknutou osobou cez webový formulár, nadviazanie obchodného vzťahu.
Používanie technických / funkčných cookies na webe
Článok 6 ods. 1 písm. f)
Spracúvanie online identifikátorov (Session ID, IP adresa, stav udeleného súhlasu) za účelom zabezpečenia základnej technickej funkčnosti, navigácie a bezpečnosti webu.
Používanie preferenčných, analytických a marketingových cookies
Článok 6 ods. 1 písm. a)
Meranie návštevnosti platformy, personalizované zobrazenie obsahu, zhromažďovanie štatistických údajov o správaní používateľov a analýza dát za účelom zlepšovania dizajnu a marketingu (na základe dobrovoľného súhlasu).
Evidencia a správa využívania systémov umelej inteligencie
Článok 6 ods. 1 písm. c),
Kontrola a autorizácia prístupov zamestnancov k schváleným systémom AI, plnenie povinností v oblasti kybernetickej bezpečnosti (zákon o kybernetickej bezpečnosti), monitorovanie hrozieb, evidencia incidentov spojených s AI a preukazovanie povinného vzdelávania a preškoľovania pracovníkov.
Doba uchovávania údajov
Osobné údaje sú uchovávané po dobu nevyhnutnú na dosiahnutie účelu spracúvania a následne podľa lehôt určených Registratúrnym plánom prevádzkovateľa v súlade s platnou legislatívou.
Účtovné doklady, faktúry a daňové priznania: 10 rokov od skončenia účtovného obdobia, ktorého sa týkajú, v súlade so Zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve.
Mzdové listy a personálna agenda: 50 rokov od roku ich vyhotovenia, na účely plnenia povinností v oblasti pracovného práva a práva sociálneho zabezpečenia.
Obchodné zmluvy, objednávky a prepravné dokumenty (CMR): Po dobu trvania zmluvného vzťahu a následne počas plynutia všeobecnej premlčacej doby na uplatnenie nárokov zo zmluvy (3 roky podľa Občianskeho zákonníka, resp. 4 roky podľa Obchodného zákonníka od splnenia zmluvy).
Údaje z kariet vodičov a digitálnych tachografov: Minimálne 1 rok od ich zaznamenania v zmysle osobitných predpisov o cestnej doprave (Nariadenie ES č. 561/2006 a Zákon č. 462/2007 Z. z.).
Dokumentácia k poistným udalostiam a likvidácii škôd: Do doby úplného vyriešenia škody, poistného plnenia a uplynutia premlčacích lehôt na uplatnenie nárokov (spravidla 10 rokov).
Lokalizačné údaje z GPS monitorovania: Uchovávajú sa po dobu primeranú a nevyhnutnú na dosiahnutie účelu (preukázanie knihy jázd, ochrana majetku), v súlade so Zákonníkom práce.
Údaje z kontaktných formulárov a cookies na webe: Po dobu relevantnú pre vyriešenie požiadavky/dopytu, resp. do odvolania súhlasu dotknutej osoby pri marketingových cookies.
Príjemcovia osobných údajov
Orgány verejnej moci: Osobné údaje sú v nevyhnutnom rozsahu poskytované inštitúciám, ako sú Sociálna poisťovňa, zdravotné poisťovne, orgány finančnej správy a iné orgány verejnej správy, ktoré ich spracúvajú na základe osobitných predpisov v rámci plnenia zákonných povinností prevádzkovateľa.
Sprostredkovatelia: Ide o zmluvne poverených partnerov, ktorí spracúvajú osobné údaje v mene prevádzkovateľa na základe uzatvorenej zmluvy o spracúvaní osobných údajov podľa čl. 28 Nariadenia GDPR:
externé vedenie účtovníctva a personálnej a mzdovej agendy,
vedenie agendy BOZP (bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci) a PO (požiarnej ochrany). technická správa a fungovanie GPS monitorovania.
správa a prevádzka aplikácie FISPP.
Automatizované rozhodovanie
Prevádzkovateľ nevykonáva automatizované individuálne rozhodovanie ani profilovanie v zmysle článku 22 GDPR.
Cezhraničný prenos
Prenos osobných údajov do tretích krajín sa v rámci hlavných činností nevykonáva. Pri využívaní vybraných digitálnych služieb (napr. analytické nástroje, cloudové služby) dochádza k prenosu len za predpokladu splnenia podmienok GDPR a zabezpečenia primeraných záruk (napr. štandardné zmluvné doložky).
Podmienky zabezpečenia osobných údajov
Prevádzkovateľ prehlasuje, že prijal vhodné personálne, technické a organizačné opatrenia k zabezpečeniu ochrany osobných údajov.
Prevádzkovateľ prijal technické opatrenia na zabezpečenie dátových úložísk a úložísk osobných údajov v spisovej podobe.
Prevádzkovateľ prehlasuje, že k osobným údajom majú prístup výlučne ním poverené osoby.
Vaše práva:
Právo na prístup k údajom
Máte právo vedieť, či spracúvame Vaše osobné údaje. Pokiaľ ich spracúvame, môžete nás požiadať o prístup k nim. Na základe Vašej žiadosti vydáme potvrdenie s informáciami o spracúvaní Vašich osobných údajov.
Právo na opravu
Máte právo na to, aby Vaše osobné údaje, ktoré spracúvame, boli správne, úplné a aktuálne. Pokiaľ sú Vaše osobné údaje nesprávne alebo neaktuálne, môžete nás požiadať o opravu alebo doplnenie.
Právo na vymazanie (právo "na zabudnutie")
Za určitých okolností máte právo, aby sme Vaše osobné údaje vymazali. O vymazanie Vašich údajov nás môžete požiadať kedykoľvek. Vaše osobné údaje vymažeme, ak:
- osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali alebo inak spracúvali;
- dotknutá osoba odvolá súhlas, pokiaľ sa spracúvanie vykonáva na základe súhlasu dotknutej osoby,
- dotknutá osoba namieta voči spracúvaniu,
- osobné údaje sa spracúvali nezákonne,
- osobné údaje musia byť vymazané, aby sa tým splnila zákonná povinnosť,
- ak ste dieťa, príp. rodič dieťaťa, ktoré súhlasilo so spracúvaním osobných údajov cez internet.
Právo na obmedzenie spracúvania
Môžete nás požiadať, aby sme obmedzili spracúvanie vašich osobných údajov. Pokiaľ Vašej žiadosti vyhovieme, Vaše osobné údaje budeme iba uchovávať a ďalej s nimi pracovať nebudeme. K obmedzeniu spracúvania Vašich údajov dôjde, ak
- nám oznámite, že Vaše osobné údaje sú nesprávne, a to až dokým neoveríme ich správnosť,
- spracúvame Vaše osobné údaje nezákonne, avšak Vy nesúhlasíte s ich vymazaním a na miesto toho žiadate, aby sme spracúvanie Vašich osobných údajov len obmedzili,
- Vaše údaje už nepotrebujeme, ale potrebujete ich Vy na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie svojich práv
- namietate voči spracúvaniu Vašich osobných údajov, a to až kým neoveríme, či naše oprávnené záujmy prevažujú nad vašimi dôvodmi.
Právo na prenosnosť údajov
Máte právo žiadať, aby sme Vám poskytli Vaše osobné údaje v elektronickej forme (napr. súbor XML alebo CSV), ktorá Vám umožní ľahko si preniesť údaje do inej spoločnosti. Tiež nás môžete požiadať, aby sme Vaše osobné údaje preniesli vybranej spoločnosti priamo my. Vašej žiadosti vyhovieme v prípade, že ste nám poskytli osobné údaje priamo Vy a dali ste nám na ich spracúvanie súhlas.
Právo namietať
Máte právo namietať, že spracúvame Vaše osobné údaje. Ak Vaše osobné údaje spracúvame v nasledovných prípadoch:
- z dôvodu nášho oprávneného záujmu,
- vytvárania zákazníckeho profilu,
- môžete namietať ich spracúvanie, ak máte na to osobné dôvody.
Právo na to, aby sa na Vás nevzťahovalo automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania
máte právo, aby sa na Vás nevzťahovalo rozhodnutie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní a má právne účinky, ktoré sa Vás týkajú alebo Vás podobne významne ovplyvňujú.
Vaše právo zahŕňa:
- právo na ľudský zásah zo strany prevádzkovateľa
- právo vyjadriť Vaše stanovisko
- právo napadnúť takéto rozhodnutie
výnimky z tohto práva sú možné v prípade ak je rozhodnutie:
- nevyhnuté na uzavretie alebo plnenie zmluvy
- povolené právom Únie alebo členského štátu
- založené na výslovnom súhlase
Právo odvolať súhlas
ak prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje na základe súhlasu/výslovného súhlasu, máte právo kedykoľvek tento súhlas odvolať
Právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov
Ak sa domnievate, že došlo k porušeniu Vašich práv na ochranu osobných údajov, môžete podať sťažnosť dozornému orgánu, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov, so sídlom na nasledovnej adrese: https://dataprotection.gov.sk,
Ako môžete tieto práva vykonávať?
S Vašou žiadosťou sa môžete na nás obrátiť niektorým z týchto spôsobov:
mailom: tedorytransport(zavináč)gmail.com
telefonicky: +421903399741
alebo poštou na korešpondenčnú adresu: Tribečská 657/1, 949 01 Nitra
Tieto Zásady ochrany osobných údajov nadobúdajú platnosť a účinnosť ich zverejnením na Webovom sídle.